البرمجة
#Excel
#تدقيق_البيانات
كيفية تدقيق قوائم Excel الطويلة دون النظر إلى الشاشة
في عالم الأعمال، قد تكون القوائم الطويلة في Excel مرهقة، لكن هناك طرق لجعل عملية التدقيق أكثر سهولة. من خلال بعض الاستراتيجيات البسيطة، يمكنك تحسين دقتك وكفاءتك دون الحاجة للتركيز على الشاشة لفترات طويلة.
توني فيليبس هو مستخدم متمرس لبرامج Microsoft Office، حاصل على درجة مزدوجة في اللغويات والدراسات الإسبانية. قبل انضمامه إلى How-to Geek، عمل كمنتج مستندات، ومدير بيانات، ومبدع محتوى لأكثر من عشر سنوات. توني مهووس ببرامج Microsoft Office ويحب إنشاء جداول البيانات والمستندات في أوقات فراغه.
لا يعرف معظم الناس أن Excel لديه صوت، لكنه أفضل أداة تدقيق مخفية في البرنامج. بدلاً من التنقل المرهق بين فاتورة ورقية وشاشتي، تقوم ميزة Speak Cells بسرد البيانات، مما يساعدني على اكتشاف الأخطاء من خلال السمع التي فاتتني عيني.
العلوم: لماذا تخدعك عيناك
عندما تقوم بتدقيق عملك في Excel، فإنك تواجه خللًا نفسيًا يُعرف بـ وهم المدقق. لأنك تعرف بالفعل ما يجب أن تقوله البيانات، فإن عقلك يأخذ اختصارًا - بدلاً من رؤية الرقم 54 الذي كتبته بالفعل، ترى عقلك الرقم 45 الذي كنت تنوي كتابته.
وفقًا لأبحاث عام 2022، فإن الانتقال من القراءة الصامتة إلى السمع بشكل فعال يحسن بشكل كبير من اكتشاف الأخطاء. لذا، من خلال استخدام صوت Excel لسرد البيانات، فإنك تخلق تغذية راجعة سمعية، مما يساعد عقلك على تجاوز التصحيح البصري ومعالجة المعلومات كتحفيز جديد.
تفعيل أدوات التحدث السرية في Excel
أدوات الصوت في Excel ليست موجودة في الشريط بشكل افتراضي - عليك إضافتها يدويًا إلى شريط الأدوات السريع (QAT). انقر بزر الماوس الأيمن في أي مكان على شريط Excel، وإذا رأيت "إظهار شريط الأدوات السريع"، انقر عليها.
بعد ذلك، انقر على السهم المتجه لأسفل على يمين شريط الأدوات السريع، وانقر على "المزيد من الأوامر". ثم، في قائمة اختر الأوامر من، حدد "أوامر غير موجودة في الشريط"، ثم قم بالتمرير لأسفل إلى الأوامر الخمسة التالية، وحددها، وانقر على "إضافة":
- تحدث عن الخلايا
- توقف عن الحديث
- حسب الصفوف (تحدث عن الخلايا حسب الصفوف)
- تحدث حسب الأعمدة (تحدث عن الخلايا حسب الأعمدة)
- عند الإدخال (تحدث عن الخلايا عند الإدخال)
عندما تنقر على "موافق"، ستظهر هذه الرموز في أعلى نافذة Excel الخاصة بك. مرر فوقها لترى أي منها هو.
ضبط الصوت: سر لوحة التحكم
قبل أن تجعل Excel يقرأ بياناتك لك، خذ لحظة لضبط الصوت. من المهم أن تعرف أنك لا تستطيع القيام بذلك داخل قوائم Excel، حيث يعتمد الأداة على خصائص الكلام في جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
ثم، في نافذة خصائص الصوت، انقر على السهم المتجه للأسفل بجانب "اختيار الصوت" لاختيار الصوت الذي تفضله، واسحب شريط "سرعة الصوت" لتغيير الوتيرة. بالنسبة للتدقيق، عادةً ما أرفع السرعة قليلاً. انقر على "تطبيق" لحفظ التغييرات، لكن لا تغلق مربع الحوار بعد.
الآن، عد إلى Excel، اكتب بعض الأرقام في الخلايا من A1 إلى A5، ثم اختر الخلية A1، واضغط على أيقونة "قراءة الخلايا" في شريط الأدوات السريع لاختبار الخصائص الجديدة التي قمت بإعدادها.
السيناريو أ: التأكيد الفوري
أكبر فائدة فورية من أداة قراءة الخلايا هي استخدام "قراءة عند الضغط على Enter" لإدخال البيانات الحية. هذه ميزة ثورية إذا كنت تعمل من مجموعة من الإيصالات الورقية أو دفتر حسابات مادي.
السيناريو ب: التدقيق بدون استخدام اليدين
افترض أنك قد انتهيت بالفعل من كتابة قائمة طويلة في جدول Excel وتحتاج إلى التحقق منها مقابل طباعة ورقية. في هذا السيناريو، وضع التدقيق الجماعي هو أفضل صديق لك.
نصائح احترافية لاستخدام قراءة الخلايا في Excel
بمجرد أن تتقن أساسيات أدوات قراءة الخلايا، يمكن أن تحول بعض التعديلات البسيطة في سير العمل "قراءة الخلايا" من خدعة رائعة إلى نظام تدقيق احترافي.
التعليقات 0
سجل دخولك لإضافة تعليق
لا توجد تعليقات بعد. كن أول من يعلق!