أخرى
#دالة_UNIQUE
#Excel
استخدم دالة UNIQUE في Excel لتجنب إزالة التكرارات
في عالم البيانات، تعتبر الدقة أمرًا بالغ الأهمية. كنت أعتمد على أداة إزالة التكرارات في Excel كاستجابة تلقائية، لكنها في الواقع عملية خطيرة ومدمرة، تترك دون أي أثر مرئي. لذا، انتقلت إلى استخدام دالة UNIQUE، التي تحول مهمة التنظيف الثابتة إلى نظام تحديث حي لا يحذف بيانات المصدر الخاصة بي.
دالة UNIQUE متاحة للمستخدمين الذين يستخدمون إصدارات Excel المستقلة التي أُصدرت في 2021 أو لاحقًا، وExcel لـ Microsoft 365، وExcel على الويب، وأحدث تطبيقات Excel للهواتف المحمولة والأجهزة اللوحية.
المشكلة مع أداة إزالة التكرارات
افترض أنك تدير قائمة بريدية، حيث يقوم العملاء بالتسجيل في أحداث مختلفة. تحتوي ورقة العمل الرئيسية لديك على 50 إدخالًا، لكن بعض الأسماء مكررة. لتنظيف التكرارات في عمود الأسماء، تقوم بتحديد خلية في الجدول (المسمى T_Signups)، ثم تنقر على "إزالة التكرارات" في علامة البيانات، وتتحقق من "الاسم".
هذا يؤدي إلى عدة مشاكل:
- فقدان البيانات: لم تعد طرق الاكتساب قابلة للتتبع. إذا قمت بتشغيل الأداة فقط على عمود الأسماء، سيقوم Excel بحذف الصف بالكامل لأي إدخال ثانٍ. على سبيل المثال، قام تشارلي داي بالتسجيل عبر إحالة وبحث جوجل، لكن نظرًا لأن Excel يحذف الصف بالكامل للإدخال الثاني، فإن معلومات النسبة تضيع.
- نتائج ثابتة: النتيجة هي لقطة. في اللحظة التي يتم فيها إضافة صف جديد إلى الجدول، تصبح قائمتك المنظفة قديمة، مما يجبرك على إعادة العمل يدويًا.
- عدم وجود أثر تدقيقي: بخلاف مربع الحوار الملخص لمرة واحدة، لا يترك أي صيغة أو سجل ليظهر سبب إزالة صفوف معينة.
باختصار، تعطي هذه العملية ذات الصندوق الأسود الأولوية للراحة قصيرة الأجل على سلامة البيانات على المدى الطويل.
الحل: دالة UNIQUE
دالة UNIQUE في Excel هي الإجابة الحديثة وغير المدمرة لمشكلة قائمة البريد. بدلاً من حذف الصفوف من جدولك الرئيسي، تستخدم صيغة لاستخراج الأسماء إلى منطقة جديدة في ملف العمل الخاص بك.
كيف تعمل دالة UNIQUE
UNIQUE هي دالة مصفوفة ديناميكية، مما يعني أنها تعيش في خلية واحدة ولكنها تسرب النتائج إلى مجموعة من الخلايا أدناه أو بجانبها. صياغتها هي:
=UNIQUE(array,[by_col],[exactly_once])
بينما تبدو هذه الصيغة معقدة، فإن المصفوفة (بيانات المصدر الخاصة بك) هي عادةً الحجة الوحيدة التي ستحتاجها. الحجتان الأخريان هما خيارات اختيارية:
- by_col: تخبر Excel بمقارنة الأعمدة بدلاً من الصفوف (الإعداد الافتراضي هو FALSE).
- exactly_once: إذا تم تعيينها على TRUE، فإنها تعيد فقط العناصر التي تظهر مرة واحدة فقط في المصدر، بدلاً من قائمة بكل قيمة متميزة (الإعداد الافتراضي هو FALSE).
نظرًا لأنها صيغة، فإنها لا تغير بيانات المصدر الخاصة بك - بل توفر ببساطة عرضًا حيًا ومصفى لها يتم تحديثه كلما تغير جدولك.
إعداد قائمة البريد الديناميكية الخاصة بك
في ورقة جديدة أو عمود، أدخل الصيغة التالية لاستخراج قائمة بأسماء العملاء الفريدة:
=UNIQUE(T_Signups[Name])
هذه الطريقة تحل عيوب أدوات إزالة التكرارات اليدوية على الفور:
- تحافظ على البيانات: تظل ورقتك الأصلية دون تغيير. تبقى بيانات الإحالة والبحث الخاصة بتشارلي داي في سجلاتك لتقارير التسويق.
- تحديث ديناميكي: نظرًا لأن الصيغة تشير إلى جدول، فهي حية. إذا قام شخص جديد بالتسجيل، يتم إضافة اسمه إلى قائمتك تلقائيًا.
- شفافية كاملة: يمكن لأي شخص النقر على الخلية ورؤية المنطق. تعمل الصيغة كأثر تدقيقي خاص بها، مما يثبت بالضبط من أين تأتي البيانات.
تأكد من أن الخلايا أسفل الصيغة الخاصة بك فارغة. إذا كان هناك بيانات موجودة في الطريق، سيعيد Excel خطأ #SPILL! بدلاً من قائمتك.
التعامل مع السجلات متعددة الأعمدة بأمان
تتيح لك أداة إزالة التكرارات اليدوية اختيار عدة أعمدة في مربع الحوار الخاص بها. ومع ذلك، فهي عرضة للأخطاء البشرية - إذا كان لديك عميلين مختلفين يحملان اسم أليس فانس مع عناوين بريد إلكتروني مختلفة، لكنك نسيت التحقق من مربع "البريد الإلكتروني"، سيقوم Excel بحذف أحد تلك الإدخالات الفريدة للأبد.
تتعامل UNIQUE مع نطاقات متعددة الأعمدة بشفافية أعلى بكثير. إذا كنت ترغب في العثور على أزواج فريدة من الأسماء والبريد الإلكتروني، حدد كلا العمودين في مصفوفتك:
=UNIQUE(T_Signups[[Name]:[Email]])
هنا، تتعامل الدالة مع الصف بالكامل كسجل واحد. ستقوم بتصفية الإدخال فقط إذا تطابقت كل من الاسم والبريد الإلكتروني تمامًا. هذا أيضًا أكثر أمانًا من الطريقة القديمة المتمثلة في إنشاء أعمدة مساعدة لدمج الأسماء والبريد الإلكتروني فقط لتحديد التكرارات.
ارتقِ بمستوى: دمج UNIQUE مع SORT
نظرًا لأن UNIQUE هي صيغة مصفوفة ديناميكية، يمكنك تعشيقها داخل دالة SORT للتعامل مع كلا المهمتين في آن واحد. لاستخراج أزواج فريدة من الأسماء وعناوين البريد الإلكتروني، وترتيبها أبجديًا في نفس الوقت، استخدم هذه الصيغة:
=SORT(UNIQUE(T_Signups[[Name]:[Email]]))
تجمع هذه التركيبة بين الدقة والاحترافية في نظام سهل الاستخدام بعدة طرق:
- تنظيم ذاتي: إذا قام عميل جديد يدعى أليس بالتسجيل، فلن تظهر فقط في نهاية الاستخراج، بل ستنتقل تلقائيًا إلى أعلى ملخصك المرتب أبجديًا.
- هرمية منطقية: بشكل افتراضي، يقوم Excel بترتيب البيانات حسب العمود الأول المحدد في وسيط المصفوفة. وهذا يحافظ على تجميع جميع أليس فانس معًا، مما يسهل رؤية ما إذا كان نفس الشخص قد استخدم بريدًا إلكترونيًا مختلفًا.
- صيانة صفرية: يظل تقريرك محترفًا ومنظمًا بشكل مثالي دون الحاجة إلى أي نقر يدوي، بغض النظر عن كمية البيانات التي تضيفها إلى الجدول الأصلي.
بينما تُعتبر دالة UNIQUE مثالية للمهام اليومية، هناك مستوى نهائي من نضج البيانات: Power Query. بالنسبة لمجموعات البيانات الكبيرة، غالبًا ما تكون الخيار الأفضل لسببين رئيسيين. أولاً، يمكن أن تتسبب المصفوفات الديناميكية الزائدة في تأخير الحسابات في دفتر العمل، لكن Power Query يتعامل مع مجموعات البيانات الضخمة خارج الشبكة، مما يحافظ على سرعة جدول البيانات الخاص بك. ثانيًا، يوفر مسار تدقيق موثق من خلال إضافة خطوة محددة لإزالة التكرارات إلى إعدادات الاستعلام الخاصة بك.
إذا كنت تبحث عن تحسين طريقة عملك مع البيانات، فإن اعتماد دالة UNIQUE سيكون خيارًا حكيمًا. فهي لا توفر لك الوقت فحسب، بل تضمن أيضًا أن تظل بياناتك منظمة ودقيقة.
[IMAGE:N]
[VIDEO:N]
التعليقات 0
سجل دخولك لإضافة تعليق
لا توجد تعليقات بعد. كن أول من يعلق!